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【書類の断捨離】増える書類、郵送物等をためない方法

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今回は「油断すると増えてしまう書類をためないコツ」を紹介します。増え続ける書類にほとほと嫌気がさしていませんか。

増える書類の種類

 4月は新学期が始まったり、新年度が始まるので書類が一気に増えます。前年度の入れ替えもあるので古い書類と新しい書類の入れ替わりもあります。また、郵送物は忘れた頃にどんどん送られてきます。

ざっと、このようなものが家庭内では増えます。

  • 子供関連
  • 幼稚園、保育園、学校から受け取るプリント
  • 居住箇所(マンションなど)や地域で受け取るプリント
  • 保険、行政、銀行などからの郵送物
  • ダイレクトメール
  • ポスト投函されるチラシ
  • 郵送される通販カタログなど

書類を増やさないため事前に出来ることを実行する

まず、増える書類を増やさないために「できること」があります。それは郵送物や配布物の場合「いらない」という意思表示をすることです。例えばこんなことができます。

いらない意志表示ができるのは主に商業系書類です。例えば

意志表示をすれば受け取りを拒否できる書類

  • ダイレクトメール
  • 通販カタログ
  • チラシ

ダイレクトメールや通販カタログは、たいてい、どこかに「不要の場合は受け取りを拒否するための方法」が記載されています。

ネットで申し込める場合や、電話が必要な場合など企業によってスタイルは違いますが、不明の場合は「カスタマサービス」または「お客様相談」「ヘルプ」などに連絡をします。そして「カタログが不要なので送らないでほしい」旨を連絡すればOKです。

郵便受けに配布されるチラシについては、郵便受けに「チラシ不要」または「チラシお断り」などと書いて貼っておけば配布はされないはずです。ただし配布する人が気付かない場合もあります。その際は熱くならずにやんわり状況を受け止めましょう。

ネットで明細受け取りに変更できる物を実行する

次にできることは、紙の書類ではなくネットで明細を受け取れるものは手続きをすることです。

例えば、最近は請求書などを紙で郵送するか、ネットで確認するか(紙の書類は受け取らない)選択できる企業があります。

例えば銀行、水道光熱関連、電話関連の請求書は、ネットか従来の紙請求書かを選択できるところが増えています。

中にはネットの請求書を選択すれば請求金額が少し安くなるところもあります。仮に変わりがなくても、コツコツ紙請求書を増やさなければ徐々に管理する紙は減らせます。

書類を整理するより前に「そもそも受け取る書類を減らす」こと

「書類が増えて困る」と整理に悩む前に原因を減らすことが先です。それには受け取る必要がない書類を阻止してしまえばいいのです。

書類の整理は「受け取りを拒否できない書類」「保管の必要がある書類」だけをやればいいのです。要らない書類を整理するのは無駄なので、あらかじめ排除するというわけです。

書類には重要度のランクがある

ひと口に「書類」と言いますが厳密にはその中にランクがあります。 ところが紙の山を見て「うわ~」と思うから混乱するのです。

確かに「紙」「書類」という点では同じですが

  • 緊急性
  • 重要度

などによりランクに差があります。

 

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日々不定期に書類が増えますね。それを以下の様に分類します。

  1. 必ず提出が必要なもの
  2. 必ず保管が必要なもの
  3. 念のため保管しておくもの 
  4. 趣味で保管しておくもの
  5. すぐに処分するもの
  6. 数日後に処分するもの

書類は重要なもの、そうでないものがあります。重要度が高い物とは上記1,2です。

提出と保管が必要なものです。これは最優先に他の書類とは分けておきます。

デジタル物に保管する

紙の書類を紙のまま保管しようとすれば場所が必要です。そこでデジタル物を活用すれば万が一の紛失や「捨てたけれど必要」な書類の予備になります。

方法はいろいろあります。例えばスキャン、エバノートなどの活用、スマホやデジカメで撮影・・などです。

提出した書類や重要度が低い書類はデジタル物に保管しても良いでしょう。上記3~6でも処分をためらうのは不安です。ですが紙で保管すれば管理が大変です。そこでデジタル物に保管をすれば紙は処分してもデータが残ります。そこで安心して捨てることができます。

提出が必要な書類は即出す

書類の整理を楽にするために有効な事。それは上記「1」の提出が必要な書類を即、完了させることです、つまり提出です。

「あとで」「締め切りまで間がある」と先送りにすれば保管が必要です。提出すれば保管する必要がなくなります。ということは管理するものがまた一つ減るということです。

書類を安全に処分するグッズを用意しておく

書類を処分するときには安全に処分する道具を用意しておきます。個人情報が記載された書類を捨てる時には利用します。例えば

  • シュレッダー 
アイリスオーヤマ シュレッダー 卓上 P2HT ホワイト/ブラック

アイリスオーヤマ シュレッダー 卓上 P2HT ホワイト/ブラック

 

 

  • シュレッダーばさみ 
サンスター文具 7連刃シュレッダーはさみ 200mm S3711455 ブラック

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  • 個人情報保護スタンプ 
プラス 個人情報保護スタンプ ローラーケシポン ブルー IS-500CM-B 37-647

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などです。自分のニーズに合うものを選びます。

 

シュレッダー待ちの書類保管方法

捨てることが決まっていても個人情報が書いてあるため「すぐには捨てられない書類」はどうすればいいのでしょうか。

方法は簡単です。「シュレッダー待ち書類」入れのボックスを1つ用意すればいいのです。シュレッダーをかける書類はゴミと分けて別の専用ボックスを用意しておきます。

例えば、こんな感じのファイルボックスを1つシュレッダーの隣に置いておきます。

 

 ファイルボックスの中身は時々シュレッダーにかければOKです。またはそれ以外の保護スタンプなどでもOKです。

必要な書類を間違えて捨てない方法

書類で困る事、それは「必要な書類を間違えて捨ててしまう」ことです。誤ってシュレッダーにかけることも困りますね。

そうしたアクシデントを防ぐには方法が3つあります。

  1. 書類をすべて捨てずに保管する
  2. 処分する前にもう一度確認する
  3. 一定期間保管する

1 の方法を取ればなくすことはありません。ですがそれでは管理が大変です。そこで現実的なのは2か3でしょう。

上記の「シュレッダー待ちボックス」は2,3の「処分する前にもう一度確認」「一定期間保管」の猶予が出来ます。

さいごに

書類と言っても実は中身が違います。それをいかに素早く分類するかが書類を溜めないコツです。