家庭で保管する紙類は、100円ショップの簡素なポケット付きファイルに全て時系列で保管しています。
家庭であっても紙物って溜まりますよね。
例えば、
保管が必要な領収証
とりあえず保管しとく領収証
何らかの控えの書類
などなど。
書類関係の整理と言えば、こういうとにかく分類するイメージがあると思います。
用途別にファイルを分けてそれぞれにラベルをつけたり、
ポケット付きファイルに分類をしてそれぞれのポケットに見出しのラベルをつけるようなこと。
そして最終的にファイルを揃えてずらりときれいに並べるようなこと。
けれども私は長らくこうした方法をとっていません。
用途別にファイルを分けないし、
ファイルの中身のポケットに見出しのラベルはつけないし、
ファイルを白い色で統一してずらりと並べるようなこともありません。
何故かと言うとこうした方法は、手間暇がかかる割に、極端な場合は探し出せないからです。
書類の整理で必要な事は何？
とまずは書類整理の目的をまず考えてみました。
すると次のようなことが見えます。
保管が必要な書類を紛失しないこと
必要な書類を必要な時にすぐに取り出せること
整理に手間と時間がわからないこと
我が家では雑多な書類を、時系列を基準に1年で2冊のファイルにまとめています。
100円ショップのポケット付きファイルを用意して、
40ポケットあるタイプを6ヶ月で使用しています。
つまり、1年では2冊のファイルを使っています。
ポケットには特にラベルをつけません。
ファイルの中ではざっくりと分類をしてそれぞれのポケットに入れています。
40ポケットもあれば適当に入れても余りますので、大体の感じで分けて入れてきます。
例えば光熱費関係の領収書の場合、
前の方から、水道代等光熱費関連の領収証、病院の領収書、金額が米のちょっと念のため取っておきたい領収証などをファイルのポケットに分けて入れています。
この時ラベルを貼ってしまうと、入れる順番を変えることができなくなります。
ですのでラベル等は貼らずにそのまま入れています。
ラベルを貼らなくても家庭用の領収書は少ないので前から適当にめくっていっても大して時間はかかりません。
それよりもラベルなどを貼ったり入れる順番をあまりにきっちりすることで時間と手間をかける方がよほど無駄です。
できればこのファイルは1年で1冊にまとめられれば良いのですが、その場合ファイルに厚みが出すぎてしまいますます。
そこで現在は半年ずつに分け1年で2冊のファイルに分けています。
後で領収書を見たいときには、大体の時期は分かりますからその辺を探せば良いので問題ありません。
また基本的に時系列に書類が入っていますから、後で探す時にもおよその見当はつきます。
以前は項目ごとにファイルにラベルをつけたり分類していました。
けれども分類をしすぎると後でそもそもどこに分類したのか分からなくなって帰って探すのが大変になります。けれどもざっくりファイルに入れても、この方法ですと手間がかからずで探すことができるので現在はこの方法に数年間落ち着いています。
ちなみにファイルはその年ごとに色を開けています。
一年で半年ずつ2冊のファイルを使っているので、年が同じであればファイルは同じ色です。
そうすると例えば机の上でファイルがごちゃまぜになっても、この年のファイルはコレとコレだ、と言うふうにすぐに発見することができます。
家庭の書類は我が家の場合キャビネットの扉の中に保管しています。
こうしたものには極力予算と手間や時間をかけない方針です。
そして一定の保管期間が過ぎたら古い方から時期を見て処分をします。
いずれは処分するものなので、ここに予算はかけません。
極端な話ファイルは100円ショップのもので充分です。
暮らしの多くのものは時々用途別に分類した方が使いやすいものがあります。
一方で今回紹介した家庭用の書類の場合は1年ベースのファイルに分類したと基本的に、時系列でざっくり分けているだけです。
もちろんファイルの中は用途別にポケットで仕切っていますが、それ以上の分類はしません。
こうしたところに手間と時間をかけないで、もっとかけるべきところに時間を使うようにしています。
