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ちゃくまのブログ。女性ミニマリスト。FP。合理的な家事、家計管理、少ない服で暮らす、お金、節約、捨て作業のコツ。好きな事をして生きる。

分類するな!「必ず見つかる簡単・100円書類整理法」



こんにちは ちゃくまです。このブログは暮らしに関することをつづっています。

・ミニマリスト的な暮らし方 ・家事を簡単にする工夫 ・お金に関する管理方法(筆者はFPです) ・世間に惑わされない生き方 ・・など。お役に立てたらうれしいです。

はじめに

今回は、

分類するな!「必ず見つかる簡単・書類整理法」

・・という話をします。新しい年を迎えて、新しく書類が増えたり整理している方も多いのではないでしょうか。

もくじ

「分類」するから書類が見つからない

書類の整理術は世の中に多数存在します。ところが私たちはなかなか、書類整理がうまくいかず、途方にくれています。

それはいったいどうしてなのでしょうか。理由は簡単です。分類しすぎているからです。

書類整理で一番大切なこと

書類整理で一番大切なことは何でしょうか。

  • すぐに取り出せること?
  • 美しい見た目?
  • わかりやすい分類?

申し訳ありませんが、この3つの答えはすべて△です。不正解ではないけれど、どれも一番大切なことじゃありません。

ズバリ、書類整理で一番大切なこと、それは

なくさないこと

です。

もっと言うと、

「必ずここにある」

という絶対的な確信です。分類は時にある程度必要ですが、どこにあるかわからず、かえって探す手間が増えることが多々あります。

書類は(基本的に)分類しない

では、どうすればいいかというと、

「書類は分類しないで1冊のファイルにまとめておく」

・・ことです。家庭の雑多な書類は、ひとまず一冊のファイルに入れます。

そうすればその一冊のファイルを探せば

「ここを見れば、必ずある」

確信できます。

 

分類されてあるよりも

「この一冊のどこかに必ずある」

ことのほうが、探すのが簡単です。

 

※もちろん、

保険証券類は別にファイルを作る
子供の学校関連のプリントは長女と長男別に分ける
家電の取説は別に一冊のファイルに保管する

・・程度の分類はOKです。

ポケット付きファイル一冊に放り込むだけの書類収納

例えば我が家では、基本的な日々の書類はこのポケット付きファイルに放り込んでいます。(一年分で1~2冊)

しいて言えば、このポケット付きファイルに書類を放り込む段階でカテゴリ分けしていれる程度です。ただしこの場合、決して見出しのシールなどは貼りません。

家庭の書類程度であれば、ざっくり用途別に分類して、前からめくっていけばすぐ、見つかるからです。

すぐに見つかる程度の書類に、「見出しシールを貼るというような余計な作業」はしません。そんな暇があるのならスクワット100回するほうがマシです。

ちなみにポケット付きファイルは100円ショップで買いました。

「もしかしたら、ないかもしれない」はNG

書類整理をするとき、しばしば熱心に取り組んでしまいがちなことがあります。それは分類のしすぎです。分類の基準というのは、人によって判断が一定しません。

例えば家計を担っている主婦が急に入院して保険の証券を家族が探したとします。ところが書類を分類しすぎたために肝心の保険証券がどこにあるか、そもそも加入しているかどうかがわからない・・ということがあります。

家族がわからないということは起きますが、分類した主婦本人すら、どこにあるかわからなくなることもあります。これも分類しすぎによる弊害です。

書類整理は目的を決める

書類整理で必要なのは目的を決めることです。

1何のために書類を整理するのか

何のためにその書類を保管するのかを決めましょう。

例えば家電の取説ですが、現代はネットでも閲覧できます。けれどもネットで取説を探すには時間がかかったり、古い家電でネットに取説がない場合や、使用頻度が高いので紙で保管するほうがいいなどが考えられます。

それ以外の場合は、もしかすると保管そのものの必要がないと気づくこともあるでしょう。

2いつ、だれが見る可能性があるのか

自分以外の家族が、その書類を見たり探す可能性があるかを確認します。

3その時に見る人がすぐに使えるか

分類数が多すぎて、自分や家族が書類を探せないことがないかを確認します。また、期限切れの書類や、すでに解約した書類が混じっていないかも時々確認します。

4保管期限はいつか

すでに保管の期限が切れている書類がないかを時々確認します。不要な書類が混じっていると、書類はすぐにかさばるからです。

まとめ

さいごに

今回は、

分類するな!「必ず見つかる簡単・100円書類整理法」

という話をしました。

しばしば書類を分類しすぎて、結局探せないことが起きがちです。書類を分類すると、うまく整理された気がして確かに直後は気分がいいものです。

けれども気分と実際の使い勝手は違うものです。分類しすぎず例えば100均のポケット付きファイルに年別に放り込み、見出しもつけないような方法でも、家庭では基本的な整理として十分なはずです。

もちろん、

保険証券類は別にファイルを作る
子供の学校関連のプリントは長女と長男別に分ける
家電の取説は別に一冊のファイルに保管する

程度の分類はOKです。

 

参考になればさいわいです。