はじめに
今回は、家庭の雑多な書類の保管方法と使用しているファイルを紹介します。
家庭の雑多な書類の一例
家庭の雑多な書類は、我が家の場合、以下のものがあります。
- 領収証関係
- 水道光熱費
- 医療費
- 新聞代
- 金額が大きいもの
- 郵便物
- その他
これらの書類を1年2冊半年分ずつをポケット付きファイルに保管します。
必要があれば、ここから必要な書類を出し入れします。
ファイルの利用方法
使い方はいたってシンプルです。
- 基本的に年2冊（半年ごとに区切る、1冊目：1～6月、2冊目：7～12月）
- 分類しすぎない
- ラベルは付けない
年に2冊と分かれば「ここを探せば必ずある」状態を作れます。例えば家族が必要な書類を探すとき、分類されすぎていると、ファイルが全部でどれだけあるかわかりません。
たとえ分類されていなくても、探す場所が1つということが大事です。
書類は家族が探し出せることが大事
具体的には書類を管理していた人が、入院して意識もうろうとなったり、判断ができなくなったとしましょう。
そういう時に、家族が困らない書類の保管は「どこを探せばいいのか」です。あまり細かく分類されていないほうが、探す場所が少なくて済むので家族の負担がありません。
書類は必要な時に必要なものを取り出せることが目的
書類整理というとインテリア的な見栄え重視したり、ラベルなどの整理そのものではなく見た目を重視してしまっては本末転倒ですよね。
もちろん見栄え重視した結果、見つけやすくなるかもしれませんが、そこにお金と時間をかけるのは無駄だと思うんですよね。
ざっくり分類＆ラベルはつけなくてOK
とりあえずざっくり分類してファイルのポケットに入れます。ラベルはつけずに保管します。
年２冊なのは、単に1冊では収まらないからです。一冊で収まるなら1冊でもOKです。
ファイルは我が家の場合40ポケットがちょうどいいです。
ファイルは年別に違う色を2冊ずつ使っています。
色で分ければ「このファイルとこのファイルが同じ年だな」と一目でわかります。
家族に保管場所と方法を話しておく
それから年に1～2回でいいので、家族に家庭の書類の保管場所と方法などを話して把握してもらうことをおすすめします。
案外、わかりにくい保管方法をしていることもあるからです。家族に話して質問されたら、それがわかりにくい独りよがりの保管方法ということになります。
今年はトップバリュのポケット付きファイルを2冊用意
今年はトップバリュのポケット付きファイルを2冊用意しました。いつもは100均でしたが、年賀状を買いに行ったついでに買いました。
ファイルは文具売り場で買うと結構高いのですがトップバリュのファイルは40ポケットA4で300円以下でしたので、割安だと思います。
100均ファイルとの違いは、表紙が厚くてじょうぶなこと、ポケットがやや厚いのでペラペラじゃないことなどです。
あまりに薄いポケットはめくりにくいのですが、トップバリュのファイルのポケットは値段と物のバランスが良い感じです。
100均にわざわざ行くのは大変ですが、イオンなら行ったついでに買うことができるしネットスーパーで注文できるかもしれません。（店舗によります）
さいごに
家庭用書類保管のコツは
- 分類しすぎない
- ラベルをつけない
- 家族にわかるように一か所にまとめる
ことです。
ファイルは、イオンの製品が物と値段のバランスが良くコスパが良いです。
参考になればうれしいです。
