書類を整理しすぎて起きる弊害、３つの意外な対策・几帳面になりすぎるとかえって混乱します

はじめに

年末の大掃除と並行して、書類整理を実践する方も多いことでしょう。

ところで家庭の書類って、実は「整理しすぎるとかえって必要なものを見失う」って知っていましたか？

良かれと思って整理したのに、本末転倒になるなんて困りますよね。今回は効率的な家庭の書類整理の秘訣を紹介します。

「ポケットがたくさんあるカバン」って、かえって混乱しませんか？

ポケットがたくさんあるカバン、筆者は

「分類できて便利そう！」

と思って使った経験があります。ところがこれ、どこにしまったかわからなくなるんですよね。人の記憶はあいまいなもの。

ましてや、半分無意識に放り込むカバンの中身なんていちいち意識して覚えていません。

3つくらいなら覚えていられますが、それ以上となると無理です。覚えていたとしても、決めた場所にいちいち分類するのも一苦労。

そんなわけで、カバンのポケットは多すぎてもダメ、少なすぎてもダメなわけです。

これと同じことが、書類整理にも言えます。

自己満足の整理にならないようにしよう

20年前くらいだと思います。世の中は片付けブームです。当時並行して人気があったのは書類整理です。

ファイルを分類してテプラで背表紙に名前を付ける。そしてファイルを開けばラベルがついている。

これって画像的に見ると確かに感動します。

きれいだし、いかにも必要な書類がすぐに発見できそうです。

保険書類、家電の取説、子供のプリント・・

筆者もかつては影響を受けてやりました。でも、さっきのカバンのポケットの話と同じで、整理してあるはずなのに、いざという時に必要な書類が見つからないのです。

挙句の果てに、整理中に必要な書類を間違って捨てていたこともありました。

なぜ、こんなことが起きるかというと書類整理の目的をはき違えていたからなんです。

要は、筆者がかつてやっていたのは、書類整理ではなくて、書類を美しく並べて自己満足のための、趣味だったというわけです。

書類整理で最も重要なこととは？

書類整理の一番重要なことは何でしょうか。一番大事なのは、必要な書類が「ある」ことです。たとえ探すのに多少手間取ったとしても、「間違いなく存在する」ことが重要なことです。

取り出すために多少時間がかかったとしても、「必要書類がない」ことと比べれば些細なことです。

極端な話ですが、受け取った書類を一枚も捨てずに保管すれば、書類が「ない」ことは起きません。

ということは、書類を整理する段階で捨てることが一番高いリスクということです。

なぜ、必要な書類を間違えて捨ててしまうのか

とはいえ現実的に受け取った書類をすべて保管することはできません。そもそもなぜ、必要な書類を間違えて捨ててしまうことが起きるのでしょうか。

それは分類のしすぎです。書類を分類しすぎる段階でミスが起きます。

書類が分散しているので、誤って捨てていても気付きにくくなります。

書類はなるべく分類しないで、

「その場所を探せば良い」

というシンプル構造にすることが大事です。

家族がすぐに必要書類を発見できることが大事

シンプル構造の書類保管であれば、家族もすぐに発見できます。ファイルが1冊なら、そこから発見できますが、複数に分かれている場合、それで全部なのか、それともまだほかにもあるのかすら判断できません。

ところが主婦一人で書類整理をやった場合、たいていは雑誌、テレビ、ネット、動画などの影響を受けつつ、見た目に特化してしまいます。

ファイルやファイルボックスが整然と並んだ光景にうっとりしてしまいます。

確かに美しいことは大事ですが、それよりも必要な書類を発見できることが大事です。

分類というのは個人の主観にゆだねられます。そのため、

「3年前に○○さんという親せきから頂いた香典の金額は、いくらだったか？」

の情報がどこを探せばよいのか、書類を整理した主婦しかわからないことになります。

• そもそも情報を記録していない？
• 家計簿の中に記載してある？
• 贈答品メモに記録している？

ファイルが1冊ならその1冊を探せばよく、そこに記録がなければ「ない」ことが判明します。

ところがファイルが3冊、5冊、10冊・・と増えるごとに、発見に時間がかかります。見落とすこともあります。

１・ファイルの理想は1冊

書類整理のためのファイルは、理想を言うなら1冊です。

そのファイルを見れば、必ずその中に「ある」状態がのぞましいです。

ただし家庭の書類はそれぞれ事情が違います。家族の人数によっても変わります。

そのため、1冊に全て納めるというのは現実的に無理がある場合は多いでしょう。

けれどもこれだけは覚えておいてください。なるべく少ない数のファイルにすることが大事だということです。

２・ラベル付けは不要

基本的にファイルの中のラベル付けは不要です。

理由はそこに手間をかけてもあまりメリットがないからです。

前から順にめくっていき、一度開いた箇所には付箋でも貼っておけばいいです。

筆者は以前、ある賃貸マンションに住んだ時、驚愕した経験があります。

その住まいの設備関係の取説が入ったファイルを受け取ったのですが、それを開いたらそれぞれのページにラベルが手作業でつけられていたからです。

住まいの設備のファイルなんで、入居中開くことはそれほどありません。あるにしても、それぞれのページに手作業でラベルを付けるような無意味なことはしなくてよろしい。

そのファイルを手にして確信したことがあります。それはそのマンションはもめ事が少なく、勤務している管理の方がヒマだということです。

貼らなくてもいいラベル付けをしないといけないくらい、することが何もないわけです。

平和なことは良いことです。筆者はそのファイルを手にして、そのマンションの様子が垣間見えたことは、ある意味収穫でした。

そのマンションの管理事務の方は、暇だからそういう作業（ラベル付け）が必要でした。けれどもあなた様はそうではないはずです。だからラベル付けなんてしなくても大丈夫です。

３・書類整理では捨てることを目的にしない

片付けブームが起きた時、捨てブームでした。確かに捨てる行為は生活をシンプルにします。

けれども例外があります。それは書類です。書類は捨てることを最大の目的にすると、「間違えて捨てる」

という最悪の状況が起きます。1年365日、その都度書類を捨てたとして364日は何もなかったとします。

ところがたった一度、必要書類を間違えて捨ててしまったために極端な話人生が変わることもあります。

捨てていなければ、探すことに時間がかかったとしても何とか状況を維持できる可能性があります。

1. 可能性がある状態
2. 可能性がゼロの状態

この違いは似て非なるものです。

特に受験シーズンは書類の管理にピリピリする時期です。慎重になりすぎるくらいでちょうどいい。

書類を捨てることはいつでもできますが、「ない」書類を「ある」状態に戻すことは不可能です。

ですから書類は捨てることを目的にしないようにしましょう。

まとめ

さいごに

今回は、書類整理について大事なことを3つお話ししました。もちろんケースバイケースです。

参考になれば幸いです。